Przygotowanie bazy apteki do kontroli WIF/GIF

Praktyczny przewodnik

Wprowadzenie

Przygotowanie bazy apteki do kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego (WIF) to kluczowy proces zapewniający zgodność z przepisami prawa farmaceutycznego. Odpowiednie przygotowanie pozwala na sprawną realizację kontroli oraz minimalizuje ryzyko uchybień, które mogłyby skutkować sankcjami.

Kroki przygotowawcze

1. Przegląd dokumentacji

• Upewnij się, że wszystkie dane w bazie apteki są kompletne i aktualne, w tym informacje o lekach, dostawcach, receptach oraz pacjentach (jeśli dotyczy).
• Zgromadź dokumenty potwierdzające zgodność z wymogami: pozwolenia, certyfikaty i umowy z hurtowniami farmaceutycznymi.
• Przygotuj rejestry potrzebne do kontroli, takie jak rejestr obrotu produktami leczniczymi, ewidencję środków odurzających i substancji psychotropowych.

2. Weryfikacja zgodności procedur

• Sprawdź, czy procedury wewnętrzne apteki są zgodne z obowiązującymi przepisami, np. zasadami przechowywania i wydawania leków.
• Zaktualizuj wszelkie procedury, które mogłyby być niezgodne z nowymi regulacjami.

3. Kontrola jakości danych

• Przeprowadź audyt bazy danych pod kątem błędów, takich jak duplikaty wpisów, brakujące informacje lub błędne oznaczenia leków.
• Wprowadź brakujące dane i usuń nieprawidłowe wpisy.

4. Przygotowanie sprzętu i systemów

• Sprawdź, czy systemy informatyczne apteki, w tym oprogramowanie do zarządzania bazą danych, działają poprawnie i są aktualne.
• Zapewnij dostęp do bazy danych dla inspektorów w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.

5. Szkolenie personelu

• Przeprowadź szkolenie dla personelu apteki w zakresie procedur kontrolnych i obsługi systemów.
• Upewnij się, że pracownicy są świadomi swoich obowiązków w trakcie kontroli.

Najczęstsze obszary kontroli

Podczas kontroli WIF inspektorzy zwykle skupiają się na:

• Prawidłowości prowadzenia dokumentacji obrotu lekami.
• Zgodności z zasadami przechowywania produktów leczniczych i ich datami ważności.
• Przestrzeganiu przepisów dotyczących środków odurzających i substancji psychotropowych.
• Zgodności z wymaganiami dotyczącymi recept i ich realizacji.

Wnioski

Przygotowanie bazy apteki do kontroli WIF to proces wymagający systematyczności i dbałości o szczegóły. Regularne audyty wewnętrzne, szkolenia personelu i skrupulatność w prowadzeniu dokumentacji są kluczowe, aby zapewnić zgodność z wymaganiami prawnymi i pozytywnie przejść kontrolę.